כולנו עובדים בצורה אינטנסיבית, מי יותר מי פחות, עם דואר אלקטרוני. במידה רבה, הדוא"ל הפך להיות אחד מערוצי התקשורת המרכזיים והמובילים שלנו, בעיקר במישור העסקי והמקצועי.
הדוא"ל מהיר, תכליתי ומאפשר לאנשים עסוקים לנצל את זמנם טוב יותר. במקום לצלצל כדי לבקש את הדו"ח ההוא, או המצגת ההיא, או אפילו לתאם פגישה, מה שחייב להיות כרוך ב"מה נשמע ? מה העניינים ? מה קורה ?..." וכן הלאה, כאשר לעיתים קרובות מידי יש כאלה שמקבלים את השאלות הללו ברצינות ועונים בפירוט יתר....במקום זה, אפשר פשוט לשלוח מייל קצר. אפשר אפילו בלי פתיח ובלי סיום, וזה בסדר, כנראה שאף אחד אפילו לא יעלב...
אלא מה ? הנפיצות והנגישות של הדוא"ל, כולל כמויות "דואר הזבל" שאנו מקבלים, גורמים לכך שערוץ התקשורת הזה מתחיל להיות "מפוצץ" ולפגוע ביעילות התקשורת עם הקולגות, הספקים והלקוחות. אז מה עושים ? הנה כמה כללים שאולי יכולים לסייע:
- לצאת מרשימות תפוצה של מיילים שאינם מעניינים אותך - במרבית המקרים הקלקה על "יציאה מרשימת תפוצה" או "מענה" ובקשה שלא לשלוח יותר מיילים אליך תכובד. 2 שניות השקעה עשויות לחסוך לך דקות/שעות ואולי יותר בהמשך בלהתעסק עם המיילים שאינם מעניינך. לכאלה שאינם מקבלים בקשתך ליציאה מהרשימה, הפעל את הכלי לסינון אי מיילים כך שהמיילים הללו יושלכו מייד ל"אשפה".
- להכין מחיצות בתוכנת הדואר שלך למיון המיילים הנכנסים והיוצאים - זה יכול להקל עליך בחיפוש של מיילים שנשלחו אליך או על ידך, וכמובן להזכיר לך במה עליך לטפל. מנסיון אישי, מייל שלא טופל במיידי - אם ע"י מענה, או הכנסתו לתיקייה של "מחכים לתשובה" למשל, רוב הסיכויים שפשוט ישכח על ידך, וזה עלול להעמידך בסיטואציה לא נעימה מול מי ששלח לך ("לא קיבלת את המייל שלי ?! איך זה יכול להיות ? ").
- להשתדל לענות מהר וקצר - מתן מענה במיידי יחסוך לך זמן רב וגם יעמיד אותך באור חיובי יותר מול השולח. גם "לא" זו תשובה...אף אחד לא מצפה לקבל תשובה מהירה אם הוא שלח מכתב דרך דואר ישראל, גם אם התשובה האפשרית היא כן/לא/אולי. בדוא"ל - כן מצפים לכך, ובהרבה מקרים כאמור זה תחליף של שיחת טלפון. קחו בחשבון שהמייל שנשלח אליכם עשוי להתייחס לאירוע או החלטה שצריך לקבל תוך זמן קצר. ההמלצה לכן היא להקליק על מענה, להמשיך במה שעסקת בו קודם, כשהחלון הפתוח של המייל מענה יזכיר לך שרצית לשלוח תשובה.
- המנע מצירוף קבצים אם זה אפשרי - אם מה שיש לך לכתוב אפשר לעשות בתוכנת הדוא"ל עצמה (גם אם צריך להעתיק טבלה או גרף מתוכנה אחרת), זה עדיף על פני צירוף קובץ או קבצים. ההקלקה הנוספת הדרושה לפתיחת הקובץ המוצמד עלולה להרתיע/לדחות שיעור ניכר ממקבלי הקובץ, גם מסיבות בטיחותיות וגם מסיבות עצלנות...
- היזהר מ"פליטות מיילים" - במרבית התוכנות הקלדה של שם הנמען מקפיצה אוטומטית מזכרון המחשב את הנמען עצמו. זה נחמד וחוסך זמן, אבל לעיתים כשרציתם לשלוח דווקא מייל ל"מוישה זוכמיר" אתם יכולים לגלות ששלחתם אותו בטעות ל"מוישה וינטילטור". ..עכשיו תארו לכם איזו פדיחה זו אם כתבתם שם ש"מוישה וינטילטור הוא כסיל גמור..." אז להזהר, ואולי עדיף גם לבחור את שם הנמען מתוך רשימת הכתובות שלכם, גם אם זה לוקח קצת יותר זמן...
תקשורת נעימה ! ואסור לשכוח, שבכל זאת, צריך גם להיפגש לפעמים...גם בעידן המסנג'ר...וגם לדבר, אם כי בעידן הסקייפ והמסנג'ר עם הוידאו, אפשר לעשות זאת עדיין מהכסא מול המחשב...